Secretari financer

Els secretaris financers porten a terme un treball d'oficina que implica la manipulació de xifres amb gran exactitud. Les seves funcions varien segons l'empresa o persona per a la qual treballen. Pot ser que hagin de preparar factures, cobrar pagaments i calcular salaris. Mantenen els registres i verifiquen els balanços i estats de comptes.

Els secretaris financers treballen a oficines. La seva feina varia segons l’empresa o persona per a la qual treballen, però tots es dediquen al càlcul i a la manipulació de xifres. Alguns treballen amb diners en efectiu.

Els secretaris de finances i comptabilitat poden calcular el cost total dels productes o serveis sol·licitats pels clients, tenint en compte els costos de temps, mà d’obra, despeses generals i materials. A continuació, preparen una factura per enviar-la al client, i preparen el registre dels cobraments. S’encarreguen de portar registres precisos de totes les factures enviades, i també poden presentar còpies dels documents. Aquesta tasca es diu treball en el llibre de deutes.

Poden registrar el cost de les compres realitzades per la seva empresa i enviar els pagaments de béns i serveis rebuts. Això es diu llibre de vendes. Per a cada conjunt de costos, prepara un anàlisi, declaració o informe per al personal de supervisió. Poden posar-se en contacte amb clients o proveïdors per discutir els pagaments pendents o els crèdits.

Porten un registre de les transaccions financeres que es fan cada dia. Abans d’examinar els comptes dels auditors independents de la companyia, preparen un balanç de prova (l’acord o la diferència entre el crèdit i dèbit en un compte). També han de calcular i preparar l’IVA, l’impost de societats i les declaracions d’auditoria, i tenen la responsabilitat del control d'existències de la companyia.

Els secretaris financers utilitzen calculadores i ordinadors, sovint amb paquets de software de comptabilitat especialitzats, que els ajuden amb la seva feina.
Per exemple, pot ser que hagin de:

• Introduir dades.
• Fer informes.
• Utilitzar fulls de càlcul o bases de dades.
• Preparar cartes o correus electrònics.

Els secretaris financers calculen els salaris en funció del nombre d’hores treballades (incloses les hores extres), les taxes de pagament i deduccions, com ara el percentatge de cotització a la Seguretat Social, els pagaments d’impostos, els pagaments de préstecs estudiantils i les contribucions de les pensions. Preparen paquets de salaris i nòmines, i mantenen un registre de tots els salaris pagats.

També han de revisar formularis de despeses de viatge o de reclamacions presentades pels membres del personal, i fer els tràmits necessaris per pagar-los, cas en el qual poden tenir petites quantitats de diners en efectiu i haver de donar-ne compte.

A les empreses petites, els secretaris financers podrien estar involucrats en totes aquestes funcions, mentre que en empreses més grans, poden especialitzar-se en una o dues funcions.

El secretari financer ha de tenir:

• Habilitats numèriques.
• Bones habilitats de comunicació.
• Una metodologia de treball organitzada, metòdica i lògica.
• Habilitats de treball en equip.
• Habilitats de TIC i de mecanografia (el coneixement sobre la utilització de fulls de càlcul, correu electrònic i bases de dades són de gran utilitat)

Ha de ser capaç de:

• Prestar molta atenció als detalls.
• Mostrar iniciativa pròpia per resoldre problemes.
• Tractar amb els clients cara a cara i per telèfon.
• Utilitzar equipaments d'oficina, com fotocopiadores.

• Aptituds per a manejar diner efectiu.
• Aptituds per treballar amb equips de l'oficina.
• Bon tracte per telèfon.
• Calcula quants impostos ha de pagar la companyia.
• Capaç de prendre la iniciativa.
• Capaç de prestar atenció al detall.
• Capacitat per a treballar en equip.
• Contacta amb els clients i proveïdors per parlar sobre pagaments.
• Elabora balanços de comprovació.
• Fa les factures i les envia a els clients perquè les paguin.
• Habilitat en mecanografia.
• Habilitat per als números.
• Habilitat per resoldre problemes.
• Habilitat per treballar amb fulls de càlcul.
• Habilitats comunicatives.
• Habilitats en informàtica.
• Habilitats interpersonals.
• Introdueix dades.
• Metòdic.
• Organitzat.
• Paga els sous del personal.
• Porta el llibre de compres.
• Porta el llibre de vendes.
• Porta el registre del diners que entra i surt.
• Porta informes.
• Redacta cartes i e-mails.
• Sensat.
• Supervisa i paga sol·licituds de reemborsament de despeses de viatge.
• Treballa amb diners.
• Treballa amb xifres i càlculs.
• Treballa en equip.
• Utilitza fulls de càlcul i bases de dades.
• Utilitza programes de comptabilitat.